Как повысить продуктивность работы и распределения времени, чтобы все успевать

На тему продуктивности хорошо выразился современный блогер и предприниматель Томас Оппонг. Он считает, что быть занятым и быть эффективным — это разные вещи. Он делится своими секретами личной продуктивности. Они следующие.

Выделить самые важные дела

Для достижения успеха в конкретном деле необходимо осознать конечную цель. Продуктивные люди умеют четко определять степень важности задач. Они умеют использовать соответствующие инструменты. Такой навык преображает как деловую, так и личную жизнь.

Чтобы выделить самые важные дела, необходимо их классифицировать по трем критериям:

• Срочность;
• Важность;
• Значимость.

После того все задачи поделены по этому списку, необходимо установить время для их решения.

Лучше всего делать это на бумаге. Мысли имеют свойство затеряться в потоке, а запись воспринимается мозгом и подсознанием более серьезно. Список дел должен быть описан краткими словами.

Для большей эффективности советуем называть его дневником успеха.

А вот смысл этих действий хорошо объясняет Гари Келлер.

Он считает, что успехом нельзя считать постоянную занятость, идеально чистый рабочий стол и заполненную офисную урну. Он рекомендует работать со списком успеха, основу которого составляет цель достигать больших успехов.

Об этом он подробно написал в своей книге «Начни с главного».

В чем разница между привычным списком дел и списком успеха?

Разница простая: первый список длинный, второй — короткий. Длинный список ставит в условия многозадачности, когда человека тянет в разные стороны. Краткий список ведет в одном направлении.

Длинный список — это хаотичный набор активности, второй — простая и доступная инструкция.

Если в основе списка не лежит стремление к успеху, то и итог будет соответствующим — посредственным.

Если в список заносятся все дела, которые приходят в голову, то и время будет затрачиваться на разные занятия. Не все из этих дел приносят пользу и ведут к цели.

Записывать наблюдения

Не стоит все держат на уме. Память имеет свойство подводить в самый неподходящий момент. Полезная привычка — все записывать на бумаге. Если с бумагой не дружите, то существует масса современных вариантов: Evernote, Task и другие полезные приложения.

Когда список дел на неделю будет готов, мозг получит четкое представление о том, к каким задачам ему следует настраиваться и в какой срок выдать результаты. Это еще один способ правильной расстановки приоритетов.

Уделить внимание срочным делам

Другая задача — определить степень срочности задач. Много дел, которые сегодня считаются неотложными, а завтра уже теряют актуальность. Если выбрать действительно срочные дела, то такой подход поможет существенно сэкономить дела и при этом оставаться в ритме.

Важный фактор — разграничение своего времени и границ, чтобы другие люди не мешали выполнять вам свои задачи. Если есть возможность, следует отказаться от некоторой части своих обязательств. Как альтернативный вариант можно рассмотреть делегирование. Пусть второстепенными делами занимается кто-нибудь другой, кому вы это поручите. Делегирование всегда дает положительный результат.

Концентрируйтесь на одной задаче

Умение сконцентрироваться — очень полезный навык. Но многие его недооценивают. Однозначность полезна тем что все внимание направляет на одно дело. А это гарантия того, что оно будет выполнено в срок и в полном объеме.

Даже есть статистика и наблюдения: если целенаправленно заниматься только одним делом, то продуктивность повышается от 2 до 5 раз.

Так что смело выбирайте одно дело и сконцентрируйтесь на нем. Это позволяет достигнуть больших результатов за меньшее время и без стресса.

Применяйте принцип Парето

Другое название этого метода — правило 80/20.

Оно гласит, что только 20% дел дает эффективность остальных 80% активности. С этой точки зрения так важно выделять основные задачи и забросить все силы на их решение.

Проблемы большинства людей — желание сделать все и одновременно. В итоге рассеивается внимание и энергия. Дополнительно энергия уходит на переключение из одной задачи на другую. Этого можно избежать, потратив лишь минуту на определение одной самой важной задачи.

Чтобы оценить свою эффективность, полезно наблюдать, сколько времени уходит и на что. В этом помогут ответы на 3 вопроса:

• Какой из выполненных дел приближает к поставленной цели?
• Что можно исключить из списка дел?
• Какие дела можно не делать или поручить другим?

Это поможет выделить те 20%, которые обеспечивают важные показатели. Остальные 80% могут быть беспощадно отданы другим.

Рекомендуется каждый день выделять 3 важных задач и заниматься только их решением.

Отыщите свободное время и используйте его рационально

Каждый человек сам в ответе за свое время. Только он сам решает, тратить ли его на развлечения или на полезные дела. Учитывая принцип Парето, необходимо стремиться рационально использовать то время, которое уходит на 20% важных дел.

Наличие большого количества свободного времени означает, что человек вовсе не контролирует свое время. Продуктивные люди отличаются тем, что каждую свободную минуту стремятся провести с пользой.

Задачи, которые ставит себе человек, должны быть реалистичными. Они должны вест и к цели. Если они сформулированы четко и ясно, то невозможно отступить от пути. Даже если появится свободное время, вы будете точно знать, на что оно будет потрачено.

Анализ и контроль своего времени высвобождает массу времени, избавляет от стресса и дает новые ресурсы для новых занятий, хобби и отдыха. И это будет задачей, на освоение которой стоило прилагать усилия.

Долой перфекционизм

Стремление к идеальным результатам сильно замедляет темпы, отнимает энергию. Также это способствует тому, что другие дела будут накапливаться и создавать напряжение.

Избавление от перфекционизма открывает новые возможности: наблюдается заметное движение вперед, задачи закрываются вовремя и появится больше свободного времени.

Также возрастает личная продуктивность.

Анализируйте итоги

Держите руку на пульсе своего прогресса. Анализируйте, сколько времени потратили на конкретное дело, и какие результаты получили. Ищите новые возможности использовать это время еще лучше.

Печальный факт — почти каждый современный человек тратит уйму времени на бесполезные дела. Например, переписка в социальных сетях или пролистывание ленты новостей.

Но время не вернуть назад! Стоит пересмотреть свое отношение ко времени и приложить усилия, чтобы выйти на новый уровень жизни.